Ini adalah bagian ketiga dari tulisan saya tentang OKR. Silakan membaca bagian pertama dan bagian kedua terlebih dulu untuk memahami bagian ketiga ini.
Kamu boleh saja mempunyai cita-cita yang tinggi, sebuah visi hebat yang membutuhkan perjalanan panjang dan lama. Tetapi, untuk mencapai kesana, kamu harus membaginya dalam beberapa etape perjalanan. Karena jika tidak, cita-cita itu hanya akan terus menjadi angan-angan.
source image: justpo.st
Kecuali kamu Superman, untuk sampai pada tangga ke 1000, kamu harus menaiki tangga itu dari bawah, tahap demi tahap.
Kamu boleh melihat OKR seperti ini :
Objective-nya adalah : untuk mencapai rumah di puncak bukit itu.
Ketika kamu mendefinisikan objective, kamu mungkin tidak tahu tentang bagaimana kondisi tangga itu sesungguhnya dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
Maka, Key Results, mencakup semua langkah yang diperlukan untuk sampai ke puncak. Dari kebugaran fisik yang diperlukan hingga peralatan, dari ijin yang diperlukan, hingga tim pendukung (definitives).
Objective harus fokus pada kerangka waktu yang dapat dikelola.
Prinsip kesuksesan OKR adalah, objective harus bisa diraih dalam waktu yang relatif singkat. Objectives harus bisa diraih dalam waktu 1 quarter (triwulan / 3 bulan).
Mengapa ?
Karena, sangat sulit untuk mengetahui apa yang seharusnya kamu kerjakan hari ini, jika semua yang ada dalam pikiranmu adalah merupakan rencana besar apa yang kamu cita-citakan dalam 10 tahun (goal jangka panjang).
Tetapi tentu saja kamu dapat menggunakan OKR untuk meraih goal jangka panjang dengan melakukan breakdown terhadap goal itu, menjadi objective-objective jangka pendek.
Begini langkahnya :
- Definisikan Key Results jangka panjang yang bisa membawa kamu lebih dekat untuk mencapai goal jangka panjang. Key Results itu kemungkinan besar juga membutuhkan waktu lebih dari 3 bulan untuk mencapainya.
- Gunakan Key Results tersebut menjadi objective yang ingin kamu raih pada setiap quarter-nya (triwulan).
- Setelah satu atau beberapa dari OKR triwulanan itu tercapai, perbarui status Key Results jangka panjang. Tentukan apakah kamu berhasil menyelesaikan key results itu, dan jika tidak, tentukan lagi OKR triwulanan yang baru untuk Key Results jangka panjang tersebut.
Sudah bisa menangkap idenya?
Jika belum jelas, kalimat lain dari 3 langkah tersebut di atas adalah :
Kamu menggunakan Key Results jangka panjang, lalu memecahnya dan menjadikannya dalam OKR triwulan yang lebih pendek. Kemudian, kamu fokus bekerja pada OKR triwulan yang lebih pendek itu. Maka ini akan menjadikan kamu akan semakin dekat, dan dekat lagi dengan Key Results jangka panjang, dan itu secara otomatis akan semakin dekat juga ke goal jangka panjang mu itu.
Terus lakukan itu sampai semua Key Results jangka panjang tercapai, sehingga goal jangka panjang juga akan tercapai.
Itu saja.
Apakah kelihatan rumit ?
Kita lanjutkan.
Jika kamu cermat membaca tulisan ini, maka elemen inti dari OKR adalah :
- Definisi, seperti pada langkah-langkah di atas.
- Pelaksanaan (implementasi) terhadap tindakan yang telah direncanakan
- Pengukuran dan pembelajaran terus menerus selama proses implementasi.
Berdasarkan survei dan juga pengalaman, produktivitas kita meningkat ketika kita menyadari bahwa kita telah membuat kemajuan.
Kita semua tahu bahwa, jika kita tidak membuat kemajuan atau jika kita tidak merasa bahwa kita membuat kemajuan, alias mandeg, maka kita menjadi frustrasi dan kehilangan motivasi.
Sebaliknya, ketika kita menyadari bahwa kita membuat kemajuan, kita akan merasa mantap.
Pada contoh di atas, kita akhirnya bisa melihat rumah di ujung tangga terakhir, yaitu objective yang telah kita upayakan.
Melalui tangga yang panjang (goal jangka panjang) seperti itu, bisa jadi diperlukan waktu tempuh yang tak tentu lamanya, sampai ternyata kita bisa melihat rumah itu. Kebanyakan orang akan berhenti atau berbalik, karena berpikir bahwa mereka tidak membuat kemajuan.
Oleh karena itu, pengukuran yang terus menerus adalah sangat penting pada OKR.
Review dan update status OKR
Pertama, kamu harus menentukan OKR dan mulai melaksanakannya sekarang.
Setiap satu atau dua minggu, perbarui kemajuan Key Results-mu.
Misalnya : “sudah tercapai 50%”, atau “sudah selesai” , atau “belum selesai”.
Lalu, sekali dalam sebulan, kamu harus melakukan cek dan update terhadap kemajuan Key Result dan OKR. Jika Key Result sudah selesai, kamu bisa menghapus Key Result dari daftar. Mungkin kamu bisa mendefinisikan lagi Key Result yang baru, atau bahkan OKR baru, karena kamu telah selesai dengan yang sebelumnya. Tetapi jika tidak, setelah melakukan update bulanan, kamu bisa terus bekerja melanjutkan objective tersebut sampai akhir quarter.
Namun, OKR seharusnya berakhir dan tuntas dalam waktu 1 triwulan, lalu kamu bisa mengganti dan menetapkan OKR baru. Rayakan keberhasilan, dan tentukan OKR yang baru, serta terus berlanjut mengerjakannya.
Saat kamu menyadari bahwa objective itu ternyata belum tercapai, maka tanyakan pada diri sendiri, apakah objective itu masih mungkin dicapai ? Ataukah ada perubahan situasi dan kondisi yang membuatnya tidak mungkin tercapai ?
Tanyakan juga pada diri sendiri, “Apakah objective-nya masih relevan ?” Karena jika tidak, nanti akan menjadi sia-sia bekerja mencapainya.
Cek dan pelajari juga mengapa kamu butuh waktu lebih lama dari yang diharapkan. Mungkin karena definisi key result tidak sebaik yang seharusnya ? Atau tujuannya tidak cukup jelas ?
Apa pun itu, kamu harus bisa mendapatkan pelajaran dan kembali bekerja.
Nah, jika kamu sadar objective-nya tidak lagi tercapai atau tidak relevan lagi , tarik OKR itu. Tentukan yang baru. Sangat penting bagi kamu untuk belajar.
Tanyakan kepada diri sendiri, “ Mengapa saya tidak bisa mencapai tujuan itu?”
Apakah itu karena penentuan definisinya tidak bagus ?
Apakah itu mungkin karena objective terlalu besar ? Atau terlalu kecil sehingga tidak menarik bagiku?
Apa pun itu, renungkanlah, luangkan waktu beberapa menit untuk menyadari mengapa kamu tidak bisa mencapainya.
Sebetulnya, asalkan kamu mau mengikuti urutan langkah-langkah yang sudah saya sebutkan, asal kamu disiplin, melakukan review dan update rutin, serta tidak menipu diri sendiri, maka kamu akan bisa mencapai tujuan dengan lebih cepat dan gemilang, yang bahkan mungkin belum pernah kamu bayangkan sebelumnya.
Sekarang, jika kamu sudah membaca semua bagian tulisan tentang OKR ini, kamu sudah memiliki pemahaman yang baik tentang OKR secara umum.
Apakah masih perlu contoh tentang cara menggunakan dan memanfaatkan OKR dalam kehidupan pribadi maupun di startup kamu ?
