Sebagian orang memahami secara kabur tentang konsep produktivitas. Hal ini karena orang-orang menerapkan kata produktivitas di semua hal, baik itu pada skala makro, maupun mikro.
Misalnya, seringkali kita membaca berita di media, tentang produktivitas tenaga kerja yang menurun, atau meningkat (yang pada hakekatnya itu adalah hasil kumpulan semua tenaga kerja).
Jadi ketika Anda membaca “Produktivitas Menurun Pada Bulan April Ini Karena Covid-19”, Anda jadi bingung, karena secara pribadi, Anda merasa bahwa produktivitas Anda malah meningkat.
Jelasnya, tren makro itu tidak ada hubungannya dengan seberapa produktif seseorang.
Berdasarkan hal di atas, ada dua jenis produktivitas:
- Produktivitas tenaga kerja, yang merupakan akumulasi barang atau jasa yang dihasilkan pekerja dalam periode tertentu.
- Produktivitas pribadi, adalah output yang relevan dari seorang individu dalam periode tertentu.
Kita tidak bisa mengontrol yang pertama, tetapi kita memiliki kontrol 100% untuk yang kedua. Karena itu, jika seorang manajer, CEO, pemimpin, ingin meningkatkan produktivitas kolektif, maka seseorang harus meningkatkan produktivitas pribadinya.
Jadi, kita akan membahas tentang produktivitas yang merupakan ukuran pribadi.
Terutama di era gig economy ini, yang kemudian dipacu secara massive oleh coronavirus outbreak, di mana sebagian besar orang bekerja secara mandiri di rumah (WFH), dan mampu secara terampil mengelola waktu dan energi mereka sendiri.
Efektif x Efisien = Produktif
There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all
Peter Drucker
Adalah suatu hal yang sia-sia ketika Anda mengerjakan suatu pekerjaan dengan efisien, padahal sebetulnya pekerjaan itu bahkan tidak perlu dilakukan sama sekali.
Toni bekerja dengan keras. Berangkat lebih pagi, pulang larut malam.
Sebaliknya Riko adalah pekerja yang santai, berangkat agak siang, seringkali terlihat cuma ngobrol ketawa-ketiwi dengan teman-teman dan koleganya.
Toni bekerja lebih keras daripada Riko, tapi kenapa Toni pendapatannya justru lebih rendah daripada Riko ?
Ternyata, penghasilan Anda memang tidak ada kaitannya dengan kerja keras.
Maka jangan heran jika kerja keras Anda tidak dihargai. Karena memang bukan kerja keras Anda yang berharga, melainkan produktivitas Anda.
Apa Itu Efektifitas ?
Komponen pertama dari produktivitas adalah tentang Efektifitas.
Biarpun terlihat santai, kerja Riko selalu tepat sasaran. Hasil kerjanya berkualitas bagus, sesuai yang dituntut perusahaan. Inilah yang disebut dengan kerja efektif.
Efektifitas diukur dari jumlah hasil keluaran yang sesuai harapan atau layak (qualified output) yang itu dibandingkan dengan seluruh hasil keluaran ( total output).
Efektifitas = Keluaran Layak / Total Keluaran
Sebagai contoh,
2 orang content writer, Toni dan Riko, masing-masing ditugaskan membuat 10 artikel dengan standar kualitas sesuai syarat yang telah ditentukan, yang itu disebut sebagai target (Ideal Output).
Riko menghasilkan 8 artikel, tapi ada 1 artikel yang tidak sesuai dengan standar kualitas yang telah dipersyaratkan. Jadi hanya 7 artikel yang layak (qualified output). Maka efektifitas kerja Riko adalah 7/10 atau 70%.
Sementara Toni berhasil membuat lebih banyak daripada Riko yaitu 9 artikel, tetapi sayang hanya 5 artikel yang layak. Maka efektifitas kerja Toni adalah 50%.
Efektifitas hanya memperhatikan output, tidak mempedulikan berapa banyak resources yang dibutuhkan. Efektifitas tidak peduli berapa banyak input berupa waktu kerja, energi, maupun material yang dibutuhkan.
Ukuran efektifitas hanyalah berapa jumlah keluaran layak (qualified output) dari sejumlah total keluaran yang dihasilkan. Makin banyak keluaran layak (qualified output) berarti semakin efektif.
Efektifitas kerja seseorang dipengaruhi dua hal, pertama adalah kemampuan dia memahami target akhir (ideal output), kedua adalah kecakapan dia dalam membuat solusi yang sesuai dengan target tersebut (qualified output).
Seseorang yang efektif dalam kerja ditandai dengan kemampuannya dalam mendefinisikan target akhir (ideal output), serta kecakapan dalam mewujudkan solusi yang layak bagi target akhir tersebut.
Beberapa hal umum yang sering terjadi adalah, seorang yang sangat efisien bekerja, tapi hasilnya tidak efektif. Oleh karena itu, akan menjadi sia-sia jika Anda bekerja dengan sangat efisien untuk sesuatu yang bahkan sebenarnya tidak perlu dilakukan.
Apa Itu Efisiensi ?
Seringkali kita menganggap orang yang rajin bekerja adalah orang yang produktif.
Tetapi, setelah mengetahui arti efektifitas tentu mudah bagi Anda untuk memahami bahwa rajin itu bukanlah produktif. Rajin adalah sikap kerja, namun bukan ciri produktif. Rajin maupun malas bisa sama-sama produktif, bisa juga sama-sama tidak produktif.
Komponen kedua dari produktifitas bukanlah sikap kerja, tapi efisiensi.
Efisiensi adalah hubungan antara jumlah keluaran (output) dari sejumlah masukan (input). Semakin efisien berarti, untuk sejumlah input akan dihasilkan lebih banyak output.
Efisiensi = Total Keluaran / Masukan
Contoh,
2 orang content writer, Toni dan Riko, masing-masing ditugaskan membuat 10 artikel dalam waktu 2 minggu.
Riko berhasil menyelesaikan 8 artikel, sementara Toni berhasil menyelesaikan 9 artikel. Maka, Riko mempunyai efisiensi 8 artikel/2 minggu. Sedangkan Toni mempunyai efisiensi sebanyak 9 artikel/2 minggu. Dalam hal ini, Toni disebut lebih efisien.
Dalam efisiensi kita tidak membicarakan kualitas output. Apakah artikel yang dihasilkan sesuai standar kualitas, bukanlah ukuran efisiensi.
Untuk meningkatkan efisiensi, Anda harus melakukan dengan lebih baik lagi apa yang sudah pernah Anda lakukan
Jadi Apa Itu Produktivitas ?
Produktivitas adalah kombinasi dari efektifitas dan efisiensi. Produktivitas, atau bisa kita sebut daya produksi, adalah efisiensi dikalikan efektifitas.
Produktivitas = efisiensi x efektifitas
= (total output/input) x (qualified output/total output)
= qualified output/input
Jadi produktivitas menghubungkan antara pencapaian target dengan masukan yang dibutuhkan. Semakin produktif berarti, pencapaian target yang makin banyak untuk sejumlah input yang tetap.
Misalkan Toni dan Riko dibandingkan. Siapakah yang lebih produktif?
Toni : (9 artikel/2 minggu) x 50% = 2,25 artikel / minggu
Riko : (8 artikel/2 minggu) x 70% = 2,8 artikel / minggu
Jadi Riko lebih produktif !
Satu catatan tentang definisi produktivitas pribadi. Anda mungkin sangat efisien dan memiliki banyak output, tetapi hasil yang Anda capai bisa jadi tidak layak. Tetapi, ketika Anda fokus pada output yang qualified, maka Anda menjadi produktif. Hal-hal inilah yang bisa meningkatkan karier atau bisnis Anda.
Juga, sangat penting untuk melihat produktivitas selama periode tertentu, misalnya setiap bulan. Karena output yang konsisten lah yang mendorong kemajuan.
Manfaat Peningkatan Produktivitas
Produktivitas adalah ukuran nomor satu yang menentukan pertumbuhan dalam ekonomi dan standar hidup seseorang (pendapatan yang lebih tinggi, manfaat yang lebih baik, lebih banyak waktu luang). Lakukan semua yang Anda bisa untuk meningkatkan produktivitas Anda, karena, dalam jangka panjang, itulah yang paling penting
Manfaat meningkatkan produktivitas Anda itu sangat gamblang, yaitu ketika Anda mengerjakan hal yang benar, maka Anda akan mendapatkan hasil yang lebih banyak dan lebih baik. Itulah yang namanya pertumbuhan.
Berbagai penelitian tentang produktivitas sangatlah banyak. Tetapi, Anda tidak memerlukan penelitian ilmiah untuk membuktikan sendiri tentang apa manfaat produktivitas. Cukup tingkatkan produktivitas pribadi Anda dan lihat apa pengaruhnya terhadap pekerjaan, energi, pikiran, penghargaan, kebahagiaan, dll.
Tantangan Produktivitas Secara Umum
Ada banyak kiat untuk meningkatkan produktivitas. Tetapi sebelumnya mari kita lihat faktor-faktor apa yang merupakan tantangan terbesar, yang menghalangi produktivitas. Jika Anda tidak bisa mengatasi tantangan-tantangan ini, maka tidak ada kiat untuk meningkatkan produktivitas yang akan bisa Anda jalankan.
- Distraction
Tempat kerja sekarang adalah tempat yang sudah secara naturenya terdapat banyak gangguan dalam berkonsentrasi (banyak hal yang mengalihkan perhatian). Masuklah di gedung kantor apa saja, dan Anda akan melihat banyak orang di ruang rapat, berjalan-jalan, minum kopi, atau mengobrol tentang episode terbaru dari acara hiburan populer.
Nah, jika tempat kerja tidak cukup mengganggu, kita semua memiliki gadget yang mengalihkan perhatian kita. Akibatnya, kita tidak dapat mengerjakan tugas kita tanpa terganggu selama 5 menit. - Alasan pribadi
Hidup ini memang menuntut banyak hal. Beberapa dari kita bekerja 10 jam sehari (atau lebih). Itu membuat kita hanya memiliki beberapa jam waktu luang di malam hari. Akibatnya, kita tidak bisa berbuat banyak, karena kita juga memiliki keperluan pribadi seperti hubungan keluarga, berbelanja, membayar tagihan, berolahraga, dll. - Tidak cukup mendapatkan training
Kita ingin lebih fokus di tempat kerja. Kita juga ingin lebih tenang dalam kehidupan pribadi. Kita ingin memastikan hidup kita menjadi berarti. Tetapi kita tidak mendapatkan training yang cukup agar terampil dalam meningkatkan produktivitas.
Semua tantangan di atas dapat diselesaikan dengan meningkatkan keterampilan produktivitas Anda. Penting untuk menyadari apa yang menghalangi Anda untuk menjadikan diri Anda menjadi produktif. Bagi kebanyakan dari kita, tiga penghalang di atas adalah yang terbesar. Kita perlu berkomitmen untuk mengatasi hal itu, dan berusaha untuk meraih potensi kita secara penuh.
Dari sini, Anda bisa mengetahui seberapa produktif Anda, baik pada masa krisis, maupun nanti saat keadaan kembali normal. Pada kesempatan lain, saya akan berbagi kiat untuk meningkatkan produktivitas.
